ROI MAKALELERİ

YARATICILIK VE YENİLİKÇİLİK MAKALELERİ

YÖNETİM BECERİLERİ MAKALELERİ

HER ŞEY İÇİN 7 YÖNTEM MAKALELERİ

DİĞER MAKALELER

Eğitimin yatırım geri dönüşünü (ROI) ölçme / Yekta ÖZÖZER

Eğitime ve diğer insan kaynakları (İK) projelerine yapılan yatırımlar; yatırım büyüklüğü, içerik ve insan sayısı açısından her yıl büyümekte, ancak bu yatırımların çoğu “ölçülemez” olarak düşünülmektedir. Günümüzde her kurumun üzerinde bulunan rekabet, zaman ve fizibilite baskısı düşünüldüğünde, sadece CEO’lar, genel müdürler ve genel müdür yardımcıları değil, onların ekiplerindeki eğitim ve İK uzmanları ve yöneticileri de birer iş adamı/kadını olarak kendilerini geliştirmek, rakamlarla konuşup karar vermek, verdirmek ve yatırımların fizibilitesini ispatlamak zorundadırlar. Ancak, çoğu İK yöneticisi ve bölümü büyük eğitim yatırımlarını bile talep ederken rakamsal fizibilite verileri sunamamaktadır. Üstelik çoğu, yatırıma sayısal verilerle yaklaşmamakla ve yeterli verimlilik bakışına sahip olmamakla eleştirilmektedir.

Türkiye’de ve dünyanın diğer ülkelerindeki eğitim ve/veya İK departmanlarının 2013-2014 gündemindeki bazı önemli proje örnekleri şunlardır: Büyük bir şirketin üst ve orta düzey yönetim ekibi için düzenlenen, 1 milyon ABD doları maliyetli 12 aylık Liderlik ve Yöneticilik Eğitim Programı; bir perakende bankanın 2+ milyon ABD doları maliyetli 14 aylık Satış Eğitimi ve Danışmanlık Programı; büyük bir enerji şirketler grubunun çalışanlarına yönelik esnek maaş ve yan haklar paketlerinin faydaları ve dezavantajları; sınıf eğitiminden uzaktan veya karma eğitime geçen bir bankanın teknik bankacılık programları; ülke çapında 2000’den fazla acentesi olan bir sigorta şirketi için gerçekleştirilen ürün ve hizmet eğitimi; bir firma için kurumsal akademi kurulması vb. Bu tür projelerde “ROI Metodolojisi”, bu kararları subjektif önerilerden sağlam, makul, her yönüyle ölçümlenmiş savlara dönüştürmede kilit bir rol oynayabilmektedir.

ROI METODOLOJİSİNİN GEÇMİŞİ

Harvard Business Review tarafından 1920’lerde sermaye yatırımlarının getirilerine değer biçmeyi sağlayan bir enstrüman olarak ortaya konulmuştur. Geçtiğimiz yıllarda bu konseptin uygulaması, İK yatırımları da dâhil olmak üzere her türlü yatırımı içine alacak şekilde genişletilmiştir. İK yatırımlarının ihtiyacını karşılamak için, gerçeğe dayanan senaryolarda çalışılan sertifikasyonun temelini oluşturan Phillips ROI MethodologyTM, 1970’li yıllarda Lockheed-Martin’de uygulanmaya başladı. Dr. Jack Phillips burada, birlikte çalışan 350 öğrenciyle şirketin ortak eğitim programının ROI çalışmasını gerçekleştirdi. O günlerde bile sonuçların gösterilmesi konusunda bir baskı vardı. Bugün çoğu şirket, İK yatırımlarının ROI’sini ve İK departmanlarının katkılarını ölçmek için Phillips ROI MethodologyTM yöntemini kullanmakta ve bu sayede tartışmaları daha somut bir zeminde gerçekleştirmektedir. 4000’den fazla kişi, şu an Türkiye dâhil Orta Doğu ve Avrupa’daki 30’dan fazla ülkede gerçekleştirilmekte olan sertifikasyon atölyesine ve sürecine katılmıştır.

DEĞERLENDİRME ÇERÇEVESİ

Şekil-1, ölçülen veri tiplerini ve bunları ROI sürecinde toplayıp analiz etmede ne kadar ilerlediğimizi göstermektedir.

1. Seviye: Katılımcıların; eğitimin içeriği, işe uygunluğu, eğitimci performansı gibi unsurlara tepkisi, çoğunlukla genel anket ve soru formlarıyla ölçülür.

2. Seviye: Öğrenme ölçümleri, katılımcıların İK programı hakkında neler öğrendiğine odaklanır. “Yöneticilik ve Liderlik Gelişimi” programı örneğimizde, çalışanlar farklı motivasyon yöntemleri, durumsal liderliğin dört farklı aşaması, kariyer gelişimi ve çalışanlarına geribildirim verme yöntemleri gibi konuları öğrenmek zorundadır.

3. Seviye: Bu ölçüm seviyesi; öğrenilen bilgi ve becerilerin işte kullanılmasını, kullanım sıklığını, uygulamaları ve süreçleri içerir. “Yöneticilik ve Liderlik Gelişimi” programı örneğimizde yöneticiler; yönlendirme, motive etme ve koçluk yapma gibi becerilerini çalışanları için uygulamalıdır. 2. ve 3. seviye değerlendirmeler önemli olsa da iş sonuçları üzerinde olumlu bir etki yaratılacağı veya yatırımın geri döneceği (ROI) garantisini sağlamaz.

4. Seviye: İş üzerindeki etkinin ölçülmesi, gerçek iş sonuçlarına (üretim-operasyon verileri, kalite, satış, maliyetler, zaman, çalışan bağlılığı veya sirkülasyonu ve müşteri memnuniyetine) odaklanır. Tipik bir iş ölçümü; “Yöneticilik ve Liderlik Gelişimi” örneğimizde ölçülecek iş sonuçları; satış, süreç zamanı veya kalitesi, zamanında teslimat, tahsilat süresi ve stok devir hızı alanlarındaki iyileşmelerin yanı sıra çalışan sirkülasyonu, ihlaller, dolandırıcılıklar, uyuşmazlıklar ve diğer bazı kayıplardaki azalmaları içerebilir.

5. Seviye: Nihai değerlendirme seviyesi olan ROI’de İK programının parasal faydaları maliyetlerle karşılaştırılır. ROI Metodolojimizde, eğitim ve İK idarecilerini çeşitli eleştirilerden korumayı amaçlayan muhafazakâr bir yaklaşım olduğu için doğrudan ve dolaylı maliyetlerin tümünün dâhil olduğu bir maliyet hesaplamasının kullanılmasını önermekteyiz.

ROI’Yİ HESAPLAMA

ROI (%) = (programın faydaları - programın maliyetleri) / programın maliyetleri

Yukarıdaki “Yöneticilik ve Liderlik Gelişimi” programının tüm giderler hesaba katılmış maliyeti 202.348 $, tüm harici faktörler yalıtılarak hesaplanan kanıtlanmış faydaları ise 583.426 $ olsun. Bu durumda ROI = (583.426 $ - 202.348 $) / 202.348 $ = %188’dir. Metodolojimizdeki kritik unsurlardan birisi; 12. aydan sonra oluşan maliyetler mutlaka dikkate alınırken, kısa vadeli programlarda faydaların ilk 12 ay boyunca, tasarruf edilen veya kazanılan tutarlar ile sınırlandırılmasıdır. Çünkü faydalar birinci yıldan sonra devam etse de etki genellikle azalır ve yalıtım hataları artabilir. Bu yüzden de 12. ay sonrası getiriler hesaba katılmaz. Ancak yöneticilik, liderlik, koçluk ve mentorluk eğitimleri veya ERP yatırımı gibi uzun vadeli yararları daha belirgin olan programlarda bu durum, çalışmanın başındaki planlama aşamasında, veri toplama başlamadan belirtilir ve 12. aydan sonraki getiriler de hesaba katılabilir.

Metodolojinin eğitim ve İK yöneticilerini korumacı tasarımı sayesinde, yönetime sundukları rakam kaç olursa olsun (örneğin %188 ROI), kimse bu yatırımın getirisinin daha az (örneğin %180) olduğunu iddia edemez. Modelin bu muhazafakâr yönü, yönetimin metoda ve dolayısıyla eğitim veya İK departmanına duyduğu güveni arttırır.

ROI SÜREÇ MODELİ

Değerlendirme planlaması: İlk planlama adımı, eğitimin amacına uygun nihai hedefleri belirlemektir. Bunlar Tepki (1. Seviye) için hedef belirleme ile ROI (5. Seviye) için hedef belirleme arasında değişir. Bir eğitimin birkaç seviyeli hedefi olmalıdır. Hedefler belirlendikten sonraki adım, iki önemli planlama dokümanı hazırlamaktır. Veri Toplama Planı; toplanan veri türlerini, veri toplama yöntemlerini ve zamanlamasını, veri kaynaklarını ve veri toplama sorumlularını belirler. ROI Analiz Planı; sonuçların eğitim dışındaki etkilerden nasıl yalıtıldığını, verilerin parasal değerlere nasıl dönüştürüldüğünü, uygun maliyet kategorilerini, beklenen soyut ölçümleri ve iletişim için öngörülen hedef kitleyi ayrıntılarıyla açıklar.

Veri toplama: Eğitim programı öncesinde ve süresince toplanan veriler, program tamamlandıktan sonra toplanan verilerle karşılaştırılır.

İK/eğitim programının etkilerinin yalıtılması (izole edilmesi): Bir eğitim programı hayata geçirildikten sonra iş sonuçlarını başka birçok faktör etkileyeceği için bu adım oldukça önemlidir. Bu adımdaki belirli stratejiler, eğitimle doğrudan ilişkili olan gelişimin miktarını kesin olarak tespit eder. Sonuç olarak ROI hesaplamasının doğruluğu ve güvenilirliği artar. Bu önemli adımda 10 farklı stratejiden en az birisi kullanılır. En çok kullanılan üç strateji şunlardır:

1. Programın etkisini yalıtmak için eğitim programına katılan denek grup, programa katılmayan karşılaştırma (kontrol) grubuyla karşılaştırılır.

2. Eğitim programı öncesindeki verilerin trendi belirlenir. Bu eğriler eğitim olmasaydı varsayımı ile sonraki dönemlere uzatılır ve orada gerçekleşmiş iş sonuçları ile arasındaki farklar alınır.

3. Katılımcılar/paydaşlar eğitim programından kaynaklanan iyileşmeleri tahmin ederler. Bu tahminlerden, diğer faktörlerden kaynaklanabilecek olası hatalar düşülür ve böylece en güvenilir iyileşme verisi kullanılır.

Verileri parasal değerlere dönüştürme: ROI’yi hesaplamak için iş sonuçları üzerindeki etki verilerinin parasal değerlere dönüştürülmesi ve İK/eğitim program maliyetlerine oranlanması gerekir. Bunun için İK/eğitim programı faydası ile ilgili her veri birimine parasal bir değer atanmalıdır. Verileri parasal değerlere dönüştürmek için 10 farklı strateji vardır.

İK/eğitim programının maliyetini hesaplama: İlk analiz ve değerlendirme, İK/eğitim programının geliştirme/tasarım maliyeti, program için harcanan katılımcı/paydaş zamanı, uygulama ve geliştirme maliyetleri, idari giderler, değerlendirme ve raporlama maliyetleri çokça kullanılan maliyet bileşenleri arasındadır. Muhafazakâr yaklaşımımız nedeniyle, tüm bu maliyeleri toplam maliyet içerisine dâhil etmekteyiz. Sonuçları raporlama: ROI sürecinin son operasyonel adımı, İK/eğitim programıyla ulaşılan sonuçları belgelendirmek için bir etki çalışması oluşturmak ve bunları çeşitli hedef kitlelere, örneğin süreci bilen yöneticilere iletmektir. Buradaki raporlamada, yukarıda açıklanan tam kapsamlı bir etki çalışması ile bir sayfalık yönetici özeti arasında değişen uzunluklarda farklı rapor veya formatlar kullanılabilir.

UYGULAMA VE ÖLÇÜM METRİKLERİ

ROI metodolojisinin bir başka önemli öğesi de uygulamadır ve ROI Sertifikasyonu katılımcılarının sertifika alabilmeleri için en az bir ROI projesi yürütmeleri gerekir. Yürütülecek proje; kapsamı, ölçüm seviyesi ve büyüklüğü açısından her bir katılımcı için çok farklı şekilde olabilir. Ölçüm metrikleri de projeye göre çok farklı olabilir. Örneğin; üretkenlik/ üretim, kalite, süreçte zaman tasarrufu, verimlilik, maliyetler, çalışan memnuniyeti anketi sonuçları, müşteri memnuniyeti ölçümleri bir Koçluk Programı ve/veya Yöneticilik ve Liderlik Gelişimi Eğitimi ölçümlemesi için kullanılabilirken, tasarruf edilen zaman, çözüm süresi, kalite, bütçe hedeflerinin tutması, tekrarlanmayan problem sayısı bir Proje Yönetimi veya bir Problem Çözme Eğitimi ölçümlemesinde kullanılabilir.

ROI KULLANIMININ FAYDALARI VE SONUÇ

Kapsamlı bir ROI ölçümünü gerçekleştirmek ve sunmak, üst yönetim ekibinin saygısını ve desteğini kazandırır. Program etkili değilse ve yeterli sonuçlar elde edilemiyorsa ROI süreci değişiklik veya düzeltme yapma ihtiyacını da ortaya çıkartır. ROI metodolojisi başarılı olmakla birlikte, çoğu ülkede İK ve Eğitim bölümlerinin sadece %10-%15’inin bu metodolojiyi kullandığı tahmin edilmektedir (Bu oran Türkiye’de daha da düşüktür.). Araştırmalar bunların %75-%80’inin ROI metodolojisini kullanmayı planladığını ve/veya istediğini göstermektedir. “Gerçek kullanım” ile “plan/istek” arasındaki bu büyük fark (bkz. Şekil-1) hem büyük bir zorluğun hem de büyük bir fırsatın varlığını göstermektedir. Daha fazla kurum bu metodolojiyle neler yapılabildiğini gösterdikçe hem metodu kullanan kurum sayısı, hem de projelerine kurum içinden sağlanan destek ve finansman tutarı artacaktır.

Referanslar
• Jack J. Phillips ve Patricia Pulliam Phillips, Show Me the Money: How to Determine ROI in People Projects, and Programs, San Francisco, Berrett-Koehler Publishers, Inc., 2007.
• Jack J. Phillips ve Patricia Pulliam Phillips, Measuring Return on Investment in HR, A Global Initiative for HR Strategy, Strategic HR Review, 2002.




Makaleyi indir